Die Führungskraft als Change Manager

Die zunehmende Digitalisierung und neue Formen der Zusammenarbeit tragen dazu bei, dass Veränderung zum Dauerzustand in den Unternehmen wird. Damit Change Projekte erfolgreich gelingen, ohne die Mitarbeiter und Führungskräfte zu überfordern, solltest Du Veränderungsprozesse gründlich vorbereiten und wenn möglich von erfahrenen Change Managern begleiten lassen.

Was ist Change Management

Change Management strebt eine nachhaltige Veränderung innerhalb einer Organisation an. Es geht dabei um einen kulturellen Wandel mit dem Ziel, gewohnte Denk- und Handlungsmuster dauerhaft zugunsten einer Verbesserung zu verändern. Die fortschreitenden Transformation in der Arbeitswelt von hierarchischen zu kollaborativen Formen der Zusammenarbeit, sind typische Transformationsprozesse und erfordern zugleich ihre ganz eigenen Herangehensweisen. Viele Mitarbeiter, und besonders die Führungskräfte, empfinden ungewollte Veränderungen als Bedrohung bis hin zur Angst vor Machtverlust. Ein Change Manager ist in der Lage, die Ängste und Vorbehalte der Menschen zu erkennen, aufzulösen und sie erfolgreich durch einen Veränderungsprozess zu begleiten.
Menschen neigen eher dazu, sich einem Wandel anzuschließen, wenn sie die Möglichkeit haben den Prozess mitzugestalten oder durch eigene Ideen und Vorschläge Veränderungsprozesse zu starten.

Orientierung bieten

Viele Menschen reagieren auf Veränderungen mit einem gewissen Widerstand. Dieser wird um so stärker, je größer die Unsicherheit im Hinblick auf die Folgen der Veränderungen sind. Entscheidend für einen erfolgreichen Change Prozess ist es daher, alle Beteiligten so früh wie möglich über das Warum und das Wie des Veränderungsprozesses zu informieren. Wenn möglich, sollten Führungskräfte und Mitarbeiter frühzeitig in wichtige Entscheidungsprozesse mit einbezogen werden. Das schafft Vertrauen und bietet Orientierung.

Menschen brauchen Zeit, um sich in einem veränderten Umfeld zurecht zu finden und an neue Rollen zu gewöhnen. Vertraute Denk- und Verhaltensmuster aufgeben, heißt Sicherheit aufgeben. Es ist daher wichtig, vor und während des Veränderungsprozesses alle Mitarbeiter regelmäßig zu informieren und Gelegenheit für Diskussionen oder Kritk zu ermöglichen. Dadurch fühlen sie sich ernst genommen und liefern wertvolle Rückmeldungen, die für den weiteren Verlauf des Prozesses von Bedeutung sein können.

Beantworte möglichst immer diese Fragen:
Warum soll etwas verändert werden?
Was soll damit erreicht werden?
Wie wird sich die Veränderung auswirken?

Einflussfaktoren für einen erfolgreichen Change Prozess

Drei Gruppen sind für den Erfolg eines Change Prozesses besonders wichtig:
Gruppe 1: Die Change Agents
Das sind Mitarbeiter und Führungskräfte, die dem Wandel positiv gegenüber stehen. Sie sind wertvolle Multiplikatoren, die weit in die Organisation hinein wirken können und bei der Verbreitung und Festigung der neuen Vision helfen.

Gruppe 2: Die Unentschlossenen
Sie bilden am Anfang meistens die größte Gruppe. Es handelt sich um jene Mitarbeiter, die sich noch keine abschließende Meinung gebildet haben und dem Veränderungsprozess eher neutral gegenüber stehen. Kannst Du diese Mitarbeiter von den Vorteilen der Veränderung überzeugen, wird das den Change Prozess deutlich erleichtern.

Gruppe 3: Die Skeptiker
Höre ihnen zuerst genau zu und versuchen ihre Argumente zu verstehen. Handelt es sich um berechtigte Einwände, setze Dich damit auseinander und gib Feedback. Handelt es sich um eine eher pauschale Verweigerungshaltung, mache diesen Mitarbeitern freundlich aber bestimmt klar, dass Du damit nicht einverstanden bist und eine konstruktive Haltung erwartest. Ziel ist es, die Gruppe der Skeptiker so klein wie möglich zu halten und möglichen destruktiven Einflüssen so früh wie möglich zu begegnen.

Risiken für einen erfolgreichen Change Prozess

Ca. 60% der Change Projekte scheitern. Dieses Risiko kann mit guter Vorbereitung und einer umsichtigen Vorgehensweise minimiert werden.

Die größten Risiken sind:
- Ressourcen und Möglichkeiten bleiben ungenutzt
- Die nötige Veränderungsenergie wird nicht erzeugt oder kommt frühzeitig zum Erliegen
- Risiken, aus denen Probleme entstehen könnten, werden zu spät erkannt
- Zu wenig Zeit für die Umsetzung
- Zu viele Veränderungen in zu kurzer Zeit
- Führungskräfte und Mitarbeiter sind nicht überzeugt vom Sinn der Veränderung
- Die Mitarbeiter können sich nicht mit den neuen Zielen identifizieren

Umgang mit Widerstand

Erwarte nicht, dass alle Mitarbeiter sofort Feuer und Flamme für die anstehenden Veränderungen sind. Kommuniziere daher so transparent und oft wie möglich. Verzichte auf Manipulation und Falschaussagen. Denn das kann das Vertrauen in ein Change Projekt nachhaltig zerstören. Frage stattdessen nach den Gründen für mögliche Skepsis und bitte um konkrete Ideen und Vorschläge, was besser gemacht werden könnte.

Mit den folgenden Herausforderungen wist Du bei den meisten Change Projekten konfrontiert:

Herausforderung 1: Gleichgültigkeit und Resignation
Mitarbeiter, die Dienst nach Vorschrift schieben oder innerlich bereits gekündigt haben, werden sich nur schwer für Veränderungsprojekte begeistern lassen. Hier kann im Vorfeld ein persönliches Coaching sinnvoll sein, um die Gründe der Demotivation aufzuspüren und zu beseitigen.

Herausforderung 2: Widerstand
Mitarbeiter, die noch nicht vom Sinn des Veränderungsprozesses überzeugt sind, neigen dazu Widerstände zu zeigen. Gehe auf die betreffenden Mitarbeiter zu und erläutere Deine Vision und den Zweck des Vorhabens. Biete ihnen die Möglichkeit für Kritik und eigene Ideen und Anregungen. Eine gute Kommunikation und das Vermitteln einer konkreten Vision, kann dabei helfen Ängste und Bedenken abbauen.

Herausforderung 3: Behinderung
Fallen Mitarbeiter dadurch auf, dass sie das Vorhaben gezielt sabotieren wollen, ist ein klares und unmissverständliches Handeln erforderlich. Mache zeitnah deutlich, dass Du offen für konstruktive Kritik bist, destruktives Verhalten jedoch nicht akzeptieren kannst.

Herausforderung 4: Festhalten am Alten
Veränderung bedeutet Stress und bereitet vielen Menschen Probleme. Das ist normal und menschlich. Kommuniziere mit diesen Mitarbeitern, höre Dir ihre Bedenken an und vermittel ihnen noch einmal genau den Sinn und Zweck des Change-Projektes. Gehe unmittelbar auf mögliche Sorgen und Ängste ein und erkläre genau, welche konkreten Änderungen auf die Mitarbeiter zukommen werden. Das schafft Vertrauen und erhöht die Akzeptanz für den Veränderungsprozess.

Die 3 Phasen der Veränderung

Es gibt zahlreiche Methoden, die den Change Prozess in unterschiedliche Etappen unterteilen. Gut zu verstehen ist das 3 Phasen Modell von Kurt Lewin:

Phase 1: Auflockern (Unfreezing)
Unter Auflockern bzw. Auftauen versteht Lewin das Vorbereiten einer Veränderung. In dieser Phase werden Pläne mitgeteilt, die von der Änderung Betroffenen werden in die Diskussion einbezogen, Unterstützung wird entwickelt und es wird ganz allgemein Zeit eingeräumt, sich auf die Veränderung vorzubereiten.

Phase 2: Hinüberleiten (Moving)
In der zweiten Phase wird auf das neue Niveau hinübergeleitet. Die Einführung neuer Gruppenstandards wird durch direktes Eingreifen der Verantwortlichen und durch Training verstärkt und der Prozess überwacht.

Phase 3: Verfestigen (Freezing)
Die letzte Phase dient dem Verfestigen der „Umgewöhnung“ der Gruppe. Der neue Prozess muss sich vollständig einpassen und ganz natürlich „dazugehören“. Dies wird sichergestellt, indem auch über die Einführungsphase hinaus weiterhin überwacht wird, ob der Prozess funktioniert und aufrechterhalten wird.

Wichtig: Halte die Energie der Veränderung stets hoch, um Stagnation oder einen Rückfall in alte Rollenmuster zu verhindern. Veränderungen finden nicht über Nacht statt und brauchen ausreichend Zeit für die Umsetzung. Eine offene Kommunikationskultur hilft Dir dabei.

Was einen erfolgreichen Change Manager auszeichnet

Change Manager sind Prozessgestalter und nicht selten Moderatoren und Coaches in Personalunion, die darüber hinaus gut mit Komplexität umgehen können. Sie beherrschen die passende Ansprache von Mitarbeitern und Führungskräften aller Ebenen und verfügen über grundlegende psychologische und sozialwissenschaftliche Kenntnisse. Ein hohes Maß an Empathie und Verständnis im Umgang mit den Erwartungen und Ängsten der Mitarbeiter ist essentiell. Zielorientierung, Resilienz und Ausdauer sind weitere wichtige persönliche Eigenschaften. Ein guter Change Manager kann sich selbst und alle Beteiligten immer wieder neu motivieren und dabei stets eine positive Vision der Veränderung vermitteln. Der Change Manager ist also ein echter Allrounder mit entscheidendem Einfluss auf den Erfolg eines Change Projektes.

Fazit

Ein chinesisches Sprichwort lautet: Wenn der Wind des Wandels weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen.
Gerade weil sich die Arbeitswelt zunehmend verändert und die Phasen der Kontinuität immer kürzer werden, profitieren Unternehmen von einer hohen Veränderungsbereitschaft. Ein gutes Beispiel und Motivation zugleich sind agile Unternehmen, in denen der Wandel ein Dauerzustand ist und Prozesse, Arbeitsmethoden und Fehlerquellen einer ständigen Neubetrachtung und Nachjustierung unterliegen. Die Kultur dieser Firmen ist geprägt durch flache bis keine Hierarchien, eine hohe Selbstverantwortung der Mitarbeiter und eine offene, von Vertrauen geprägte Kommunikationskultur. Change folgt in diesen Firmen keiner Handlungsanweisung, sondern ist Teil der DNA. Change Management, wie hier beschrieben, kann Dir auf dem Weg dorthin helfen. Ohne eine Philosophie, die von Vertrauen, Akzeptanz und Kollaboration geprägt ist, werden Change-Projekte allerdings nur schwerlich eine nachhaltige Veränderung bewirken.

Zusammengefasst: Bereite Dich gründlich auf jeden Change Prozess vor, beziehe die Mitarbeiter frühzeitig in wichtige Entscheidungsprozesse mit ein und kommuniziere so transparent und oft wie möglich.
Jede nachhaltige Veränderung erfordert Zeit, eine Vision und Mut!